Com uma ferramenta inovadora na área de condomínios, a administradora Zampieri|Lello Condomínios foi responsável pela realização da primeira assembleia digital de Alagoas. Com a plataforma digital online, mais de 70% dos novos moradores do Residencial Park Boa Vista, com 192 unidades, entregue pela Construtora Telesil Engenharia, puderam eleger o novo síndico e ainda outros itens da pauta da assembleia de instalação sem a necessidade de aglomerações.

“A experiência de utilizar uma ferramenta moderna para a realização de uma assembleia foi enriquecedora. O novo formato transforma as longas reuniões e, por vezes sem a participação dos condôminos, em um momento rápido, repleto de informações acessíveis a qualquer momento na palma da mão. Sem falar que é na assembleia de instalação que é dado start para a vida do condomínio e, poder iniciar de forma tão tranquila e com a participação efetiva da maioria dos condôminos, foi muito importante para a relação que será estabelecida entre a administradora, corpo diretivo e condôminos”, avalia Nilo Zampieri Jr., diretor da Zampieri|Lello Condomínios.

A assembleia digital é o encontro online de condôminos, a partir de uma plataforma digital. Desta maneira, não importa onde as pessoas estejam fisicamente, elas se reúnem virtualmente com o uso de smartphone, tablet ou computador.

“A principal vantagem deste formato é a maior participação dos condôminos. Temos visto que nas assembleias digitais o número é muito maior de pessoas interagindo. E, para este tempo em que as aglomerações não são possíveis, é a principal ferramenta para que o condomínio não pare!”, disse Alexandre Ximenes, diretor executivo da Lello Condomínios.

Vale salientar que a legalidade do artifício online exige protocolos de segurança para garantir a validade da assembleia e da ata para que o cartório a reconheça e a registre.

“Nós não estamos falando de uma simples videoconferência onde as pessoas se reúnem e discutem determinado assunto. Uma assembleia digital é feita numa plataforma própria para esse fim e com protocolos de segurança e na sequência com ata registrada em cartório. Do contrário, pode ser cancelada futuramente por qualquer morador”, salienta Nilo Zampieri Jr..

A assembleia de condomínio é o momento em que os condôminos se reúnem para decidir a vida do condomínio. É nesta reunião que entra em pauta as questões administrativas que orientam a rotina do lugar. É parte da tarefa do síndico organizar todas as assembleias e liderar a ocasião com sabedoria e maturidade para evitar que o diálogo acabe em discussões. Ela pode ser ao vivo ou ter a opção de deixar a assembleia aberta por 24 horas permitindo que cada condômino entre em seu tempo.

O Código Civil também permite, no seu artigo 1350, que a assembleia seja convocada pelos condôminos caso o síndico não a faça. “Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino”, diz o texto legal.

Todo condomínio, quando entregue pela construtora, deve fazer a assembleia geral de instalação. Ela é fundamental para o início da vida coletiva dos novos moradores. Além da inscrição de CNPJ junto à Receita Federal, fica decidido quem será o primeiro síndico do lugar e toda a equipe condominial – sem esquecer de contratar o seguro obrigatório.

“A entrega do Residencial Park Boa Vista foi muito bem feita pela Zampieri|Lello Condomínios. Nós antecipamos o futuro. Com o COVID-19, não podemos criar aglomerações e, mesmo assim, existia a necessidade de entregar o empreendimentos aos proprietários. A assembleia digital foi fundamental para realização deste momento. Nós, da Telesil, estamos extremamente satisfeitos e felizes em ser parte de um momento histórico em Alagoas”, comentou Alfredo Brêda, diretor executivo da Telesil Engenharia.

“Seguindo as recomendações da Organização Mundial de Saúde (OMS) para evitar aglomerações neste momento crítico de pandemia, a assembleia digital é a solução para garantir a continuidade indispensável do processo, bem como legalidade. Tivemos agilidade na votação e nas demais decisões, já que cada morador pode entrar no momento oportuno para participar da assembleia digital”, disse Nilo Zampieri Jr..

Apenas um morador se candidatou a síndico do Residencial Park Boa Vista, mas para o conselho administrativo houve uma pequena disputa – das seis pessoas candidatas, os condôminos elegeram três para fazer parte do corpo diretivo. Em pauta, também foi aprovada a Previsão Orçamentária e a administradora de condomínio.

“Com uma vida cada vez mais digital, ter uma assembleia digital foi uma experiência incrível, prática e fácil de entender. O suporte da administradora foi muito eficiente. Todas as dúvidas foram respondidas com brevidade. É a primeira vez que sou síndico e pretendo usar sempre essas ferramentas online para tornar nossa vida mais fácil”, comentou o síndico Tércio Lins.

Legalidade

De acordo com a advogada Moira Toledo, especialista em Direito Condominial, um documento eletrônico é formado por uma combinação de códigos, que deve ser registrada para que não possa ser alterada após a assinatura.

“Em termos de validade e de autenticidade da assembleia digital, os documentos eletrônicos têm como base legal a Medida Provisória 2200-2, de 2001, que reconhece a validade do mecanismo desde que garantida a sua integridade e autoria”, explicou Moira Toledo, que é sócia-fundadora da Toledo e Rocca Advogados Associados. “Certamente com o uso da tecnologia adequada, inclusive, será muito mais seguro do que as práticas físicas. Ganha-se muito ainda em transparência”, acrescentou ela.

Com a pandemia do COVID-19, a assembleia digital se faz necessária para que as decisões do condomínio sejam tomadas com maior brevidade, evitando que assuntos urgentes fiquem pendentes por tempo indeterminado.

“É um caminho sem volta, pois, se antes desejável por conta de todas as suas vantagens em termos de experiência, agilidade, diminuição de custos a longo prazo e eficiência, agora em tempos de COVID-19 com o isolamento social, revelou-se necessário”, avalia a advogada que atualmente é diretora de locação da Associação das Administradoras de Bens e Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC).

Para Moira, a experiência da assembleia pode ficar muito mais participativa, pois a tecnologia facilita a vida das pessoas e permite de forma prática a verificação de documentos, fotos e vídeos e – ainda favorece a presença geral dos condôminos no processo.

“Já é tempo da assembleia deixar de ser algo com ritos tão desconexos da realidade da vida atual. Talvez isso inclusive contribua para um ambiente melhor de interação e de construção do senso de pertencimento e de colaboração que deve estar presentes na comunidade condominial”, acredita a diretora de locação da AABIC.

Moira Toledo também faz uma alerta sobre a necessidade do cumprimento de todas os requisitos legais e da própria convenção de cada condomínio para a assembleias, como a convocação de todos, a prévia da pauta, a participação, discussão, registro de votos, elaboração de ata, assinatura, registro da ata, etc.

“Assim, as administradoras antes de contratar qualquer tecnologia devem checar os níveis de segurança da proteção dos dados, o cumprimento de requisitos para garantir a integridade e autenticidade, além da observância a legislação geral aplicável à própria assembleia no mundo físico”, disse a advogada.