Quando começam a acontecer muitas arrecadações extras e o condomínio continua em mau estado de conservação, pedindo melhorias, ou o síndico/administradora nunca consegue prestar contas ao condomínio, pode ser que a arrecadação esteja tomando um rumo diferente do que deveria.

O primeiro passo para evitar fraudes na gestão condominial é uma boa prestação de contas. Essa deve ser feita frequentemente, pela administradora ou síndico, com os documentos originais de pagamento ou recebimento. Tanto o conselho quanto os condôminos devem ficar atentos à prestação de contas: ela é a chave para saber como está a saúde financeira do condomínio.

Quando há alguma desconfiança na prestação de contas, uma dica é estudar cada nota fiscal, para saber se a documentação não é “fria”. Cheque o telefone e endereço das empresas citadas.

O ideal é que haja uma conferência mensal das contas do condomínio por parte do conselho, assim, evita-se que apenas uma vez por ano as contas sejam checadas. Também é importante que os moradores acompanhem as contas mensalmente.

Vale lembrar que os condôminos têm direito de ver a pasta mensalmente, mas devem marcar um horário com o síndico, ou na administradora, para fazê-lo. E os moradores não podem levar a documentação para a sua casa: o manuseio deve ser feito na frente do responsável.

Essa pasta é o demonstrativo financeiro do condomínio. Lá devem estar todos os lançamentos referentes às entradas e saídas do local.

Outro ponto que pode inspirar desconfiança dos condôminos é a presença de fornecedores que sejam muito próximos do síndico, ou de alguém da administradora, como familiares ou amigos próximos. Não há problema em contratá-los, desde que tenham passado por concorrência com outras empresas e o serviço ou produto oferecido tenha qualidade e preço similar.

Há casos em que o síndico por falta de organização, preparo, ou boa fé mistura suas finanças com as do condomínio e acaba utilizando o caixa para pagar suas despesas pessoais. Ele pode acabar devolvendo a quantia que acredita estar devendo ao condomínio, porém, a situação gera constrangimento para todos os envolvidos. É importante que isso não aconteça para mostrar lisura com as finanças do condomínio.

Para contratar uma auditoria para o condomínio, o ideal é que o profissional seja um contador com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade). Também vale  procurar um profissional mais experiente, indicado por síndicos ou profissionais que já tenham precisado desse tipo de serviço. Não é recomendado que a administradora do condomínio se encarregue dessa tarefa. A auditoria deve ser sempre independente.

Má gestão

Apesar de não ser considerado tão grave quanto “roubar” dinheiro do condomínio, o síndico pode lesar as contas do local de outras formas, como fazendo acordos com inadimplentes com descontos superiores aos permitidos em assembleia.

Também pode, por pressa, contratar sem urgência e sem concorrência um fornecedor com preço mais alto que o de mercado.

São várias as situações comuns de fraudes por quem administra o condomínio: não lançar acordos ou recebimentos de inadimplentes, feitos diretamente com o síndico ou a administradora; saques da conta do condomínio sem justificativa; superfaturamento em compras/serviços; contratação de serviços desnecessários; não pagamento à Receita Federal e ao INSS de impostos devidos; desvio de materiais do condomínio para uso particular e uso de notas falsas, por exemplo.

O que fazer quando…

O ex-síndico ou o atual é suspeito de fraude: O ideal é chamar um contador especializado ou uma empresa de auditoria. Só dessa forma se tem o embasamento necessário para uma ação judicial. Caso fique provada a má gestão, o acusado deverá reembolsar os cofres do condomínio, além de poder sofrer sanções cíveis e criminais.

A administradora é suspeita de fraude: Caso haja qualquer suspeita a respeito da lisura do trabalho da administradora, além da auditoria, o condomínio pode trocar de empresa prestadora de serviços, de acordo com cada contrato. E, é claro, se ficar comprovado fraude ou qualquer outro dano ao condomínio é possível pedir ressarcimento na justiça.