O subsíndico e o conselho fiscal são figuras que nem sempre existem dentro dos condomínios, mas que desempenham papéis importantes para garantir que os moradores fiscalizem a legalidade dos processos condominiais e para impedir que o condomínio fique sem um líder em caso de imprevistos com o síndico.

O subsíndico é o substituto oficial em ocasiões que o síndico precisar ou, inesperadamente, tenha que se ausentar. Apesar disso, qualquer decisão, antes de ser tomada, deve ser conversada com o síndico.

“Os subsíndicos possuem papel complementar na administração do empreendimento, apoiando o síndico, respondendo em seu lugar e substituindo-o temporariamente. Já os conselheiros exercem um papel de fiscalização da gestão do condomínio. Eles devem esclarecer dúvidas, analisar a prestação de contas e aprová-las ou não. Os conselheiros também podem atuar de forma consultiva, assessorando o síndico na tomada de decisões”, define Angélica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da Lello Condomínios, maior administradora de condomínios da América do Sul.

Normalmente, os subsíndicos são eleitos conjuntamente com os síndicos, visto que os dois precisam ser parceiros no dia a dia no condomínio e o subsíndico tendo a missão de representar o síndico, o que significa ser a imagem, o símbolo do outro. Um sub que é a oposição ao líder do condomínio na tomada de decisões pode acabar sendo um problema.

“É um cargo que deve ser ocupado por uma pessoa de confiança do síndico, até porque a responsabilidade pela administração é toda dele. Quando não existe essa harmonia entre as partes, surgem as dificuldades na execução da administração”, acredita o síndico Leonardo Simões de Almeida.

Simões sabe bem o que é ser subsíndico e a importância do cargo para a execução bem sucedida da gestão condominial.

“Ter sido subsíndico antes de síndico foi muito importante para conhecer e entender o dia a dia da administração de um condomínio. Apesar de residir há mais de 15 anos em um condomínio, nunca prestei muito a atenção nas atividades, só frequentava as reuniões, fazia as cobranças, reclamações, etc. Ao passar a fazer parte da administração como subsíndico, percebi o quanto é valiosa a confiança e a harmonia é muito importante entre as partes”, conclui ele, que atuou na função por cinco anos.

Para Angélica Arbex não é recomendável que o síndico atua isoladamente na gestão do condomínio. “O ideal é que as decisões sejam tomadas de forma colegiada, e é preciso lembrar também que há diversas questões que precisam obrigatoriamente passar por votação na assembleia de condôminos. É fundamental, ainda, que o síndico se valha do assessoramento profissional de uma administradora de condomínios, uma vez que a gestão de edifícios residenciais é complexa, similar à de grandes empresas”, comenta ela.

No edifício Brilhance, em Maceió, onde o engenheiro civil Ricardo Véras é síndico há 18 meses, existe subsíndico e, segundo ele, essa figura é muito importante.

“Ajuda na divisão das atividades do edifício. Inclusive, aqui no Brilhance, a subsíndica já foi síndica, então sabe da importância da função”, comenta o engenheiro.

Mas a legislação não fala nada em relação às funções do subsíndico. Assim sendo, além do papel de substituto oficial, outras atividades que o escolhido para o cargo pode exercer devem ser definidas na Convenção do Condomínio – cabendo aos moradores identificarem as necessidades que podem ser atendidas para melhorar a vida em condomínio.

A principal virtude para participar do corpo diretivo do condomínio, no entendimento da gerente da Lello Condomínios, é espírito de equipe.

“Síndico, subsíndico e conselheiros devem atuar de forma harmoniosa, sempre zelando pela boa gestão e pelo cumprimento do regimento interno. Claro que é desejável que eles também tenham alguma noção de administração e da legislação vigente”, afirma Angélica Arbex.

Assim como o síndico, seu auxiliar precisa ter conhecimento sobre as regras em condomínio. Em um ambiente com, no mínimo, dezenas de pessoas habitando e vários empregados trabalhando, entender de contabilidade, normativa jurídica e fiscal e relacionamentos interpessoais direcionados a condomínios é imprescindível para uma administração competente.

O corpo gestor do condomínio deve ter consciência de que, mesmo que atue na área profissional afim, o comando da copropriedade exige atenção especial por possuir características peculiares.

O síndico Ricardo Véras explica que no condomínio em que mora a subsíndica fica responsável pela limpeza, salão de festas, jardim e pela zeladora, mas, quando necessário, auxilia em outras atividades.

“Além disso, já precisei me ausentar por 20 dias e ela assumiu meu posto durante esse período”, conta ele.

Algo comum em condomínios grandes, com várias torres, é que seja designado um subsíndico para cada torre, ajudando o síndico na administração condominial. Mesmo nestes casos, qualquer decisão deve ser informada previamente ao síndico.

O subsíndico acaba sendo uma segurança para os síndicos. Um braço direito. Uma figura que representa que o condomínio não ficará sem um líder caso ocorra algum imprevisto com o síndico.

Na prática, o subsíndico deve ter um campo de visão de mesma (ou maior) abrangência que o líder do condomínio para garantir maior eficiência de trabalho.

“Aqui no meu condomínio, sei que posso contar com a subsíndica em qualquer situação”, comemora Véras, afirmando que “subsíndico participativo só agrega para o condomínio”.

O dentista Carlos Aberto Macedo, síndico do condomínio Port Ville III, em Maceió, comemora a sorte de ter um bom companheiro de administração.

“O subsíndico do meu prédio me ajuda bastante. Ele fica responsável por fiscalizar o cumprimento do regimento interno, que é a parte mais espinhosa da gestão”, revela o dentista.

Carlos está falando do empresário Vandebilto Sarmento Magalhães, que defende que a figura do subsíndico no condomínio é essencial.

“No caso do nosso prédio são mais de 100 unidades. Para duas pessoas já é muito trabalho, imagine para uma”, comenta o empresário, explicando que, desde o início, as tarefas foram definidas.

“Carlos [o síndico] é responsável pela parte administrativa junto à administradora, e eu tomo conta do operacional, que é fiscalizar se está tudo em ordem”, informa o empresário.

Para Vandebilto, a sintonia e parceria do trabalho coletivo traz ganho ao condomínio.

“O nosso condomínio é muito complicado de administrar porque são 136 unidades, das quais 120 são de uso rotativo, ou seja, tem gente que aluga por temporada para passar alguns dias. Essas pessoas não se importam em zelar pelo condomínio e cumprir o regimento interno”, desabafa o subsíndico, que há quatro anos está na função.

Mas o ponto chave do sucesso da administração, na opinião de Vandebilto, é a firmeza na parceria síndico-subsíndico para a realização de bom trabalho apesar das dificuldades.

Administradora de condomínio

Tão importante ou mais, a administradora de condomínio é peça fundamental neste quebra-cabeça que é gerir um condomínio. A empresa terceirizada é responsável por assessorar o condomínio em todas as atividades contratadas pelo síndico.

“O papel das administradoras, tradicionalmente, é exercer as tarefas que são delegadas pelo síndico, tais como arrecadar as cotas mensais de condomínio, cuidar do pagamento das despesas, controlar a inadimplência, recolher taxas e impostos e gerenciar a folha de funcionários, entre outras”, disse Angélica Arbex, gerente da Lello Condomínios.

A mudança no perfil do consumidor fez com que as administradoras de condomínio se adaptassem às tendências do mercado. “No caso de nossa empresa, estamos automatizando os processos e permitindo que, além da administração, passemos a oferecer soluções para organizar, orientar e otimizar a vida em condomínios, com foco em sustentabilidade e valorização patrimonial dos empreendimentos”, exemplifica Angélica.

Vale ressaltar que o assessoramento da empresa terceirizada na gestão condominial não isenta as responsabilidades, inclusive civil e criminal, do síndico.

“O fato de o condomínio ser assessorado por uma administradora não retira, de forma alguma, a relevância e a importância da atuação do síndico. Ele é o responsável legal pelo condomínio e, por isso, deve se preocupar todos os dias com a gestão do empreendimento”, complementa a representante da administradora de condomínios.

A escolha da administradora de condomínio faz toda a diferença. Economizar não é a melhor opção. Muito menos se ancorar na empresa contratada. O equilíbrio e pesquisa são essenciais para decidir qual a administradora se encaixa no perfil do condomínio.

“O primeiro passo é fazer uma boa pesquisa de mercado, conhecer as empresas e pedir referências delas a síndicos de outros condomínios. Consultar entidades de classe como Secovi também é importante”, orienta ela.

A contratação errada pode afetar propriedade e recursos coletivos. “São vários os riscos, inclusive de gestão fraudulenta que lese o patrimônio do condomínio, como, por exemplo, o não recolhimento de impostos e de encargos trabalhistas e/ou falsificação de documentos fiscais. Por isso, é necessário cuidado redobrado na hora de escolher a administradora”, frisa Angélica Arbex.

Mas nem todos os condomínios recorrem a este serviço terceirizado. No prédio onde vive Leonardo Simões, as tarefas são divididas entre os entes da administração condominial e há dois subsíndicos.

“Anos atrás foi solicitado em assembleia, pelo próprio síndico, a existência de dois subsíndicos, em que um ficaria com o controle e organização da documentação diária, contas a receber e a pagar, acompanhamento de folha de pagamento e movimentação de pessoal; o outro assumiria o controle de emissão de boleto e movimentação bancária, etc. Já o conselho fiscal é encarregado de comandar a parte contábil e aprovação das contas com acompanhamento mensal. E o síndico segue no controle geral e conhecimento de tudo que acontece no cotidiano, além responder pela área jurídica e autorização de compras, assinaturas de cheques e as áreas governamentais da administração pública”, explica Simões.

Conselho Fiscal

O conselho fiscal tem a função de conferir todas as contas do condomínio e emitir parecer sobre elas para aprovação ou não em assembleia geral. O artigo 1.356 do Código Civil diz que ‘poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico’.

Isso quer dizer que a existência do conselho não é uma obrigação perante a lei, e sim uma opção que deve ser discutida e decidida pela convenção do condomínio.

As contas são conferidas pelo conselho fiscal mensalmente, geralmente a partir das pastas enviadas pela administradora do condomínio. É o conselho quem tem grande influência na aprovação ou não das contas na assembleia, visto que, na maioria das vezes, até para economizar tempo e por confiar na formação do conselho, os moradores acatam a opinião do grupo.

O conselho fiscal pode auditar e fiscalizar as contas do condomínio; atentar o síndico sobre eventuais irregularidades; dar pareceres, questionando, aprovando ou reprovando as contas do síndico. Esses pareceres devem ser encaminhados à assembleia geral. Também podem eleger o presidente conselho, escolher com o síndico a agência bancária do condomínio e a empresa seguradora do condomínio.

Para o síndico Ricardo Véras, o conselho fiscal é de extrema importância, principalmente para avaliação e controle dos balancetes e fiscalização. “Toda ajuda que otimize as decisões e auxilie o síndico será sempre importante e somará forças para uma boa administração”, pontua Véras.

Entretanto, não é recomendado ter entre seus membros, moradores que não sejam proprietários. O conselho também não pode fazer compras ou contrair dívidas em nome do condomínio nem tomar decisões administrativas em nome do condomínio, sem a autorização do síndico.