Nesta quarta-feira (25) comemora-se o dia da contabilidade. A data é uma homenagem ao profissional da contabilidade, responsável pelo controle, planejamento e coordenação financeira de uma organização.

No condomínio, a contabilidade é obrigação do síndico ou, em alguns casos, de um terceiro contratado por ele. A contabilidade do condomínio é uma ferramenta de controle, que fundamenta as tomadas de decisões e demonstra o bom emprego dos recursos financeiros pagos pelos moradores.

Entre as atribuições que mais assombram os síndicos, tanto de prédios comerciais como residenciais, a contabilidade está entre as principais, visto que envolve registros financeiros e patrimoniais que podem ser complexos.

De acordo com as regras que regem o condomínio, é obrigação do síndico prestar contas de sua gestão, referente ao ano anterior, perante a Assembleia Geral. Para fazer uma prestação completa, é preciso manter as contas atualizadas mensalmente, o que permite a prestação de contas mensal, a ser repassada aos condôminos.

Esse hábito repassa segurança aos moradores, mas para que seja feito o balancete, o síndico deve ter o mínimo de conhecimento técnico para elaborá-lo. Por lei, o síndico não tem obrigação de contratar um profissional que faça a contabilidade. Porém, o bom senso pode induzi-lo a contar com um terceiro – contabilista ou administradora – para realizá-la.

Contratar ou não os serviços de uma administradora ou um contador depende do conhecimento do síndico. Se ele tem habilidades suficientes para fazer uma prestação de contas completa e eficiente, não há necessidade. Se não tiver, é prudente contratar um terceiro.

Vale lembrar que precisa ser aprovada em assembleia a contratação de um profissional da área contábil ou de uma administradora. Se for aprovado, a prestação de contas, que antes era obrigação do síndico, passa a ser do contratado. Mas isso não isenta o síndico da responsabilidade de fiscalizar e acompanhar o trabalho.

Dicas para desenvolver bem a contabilidade

Antes de tudo é preciso ter organização. Esse é o segredo para fazer a contabilidade do condomínio funcionar. Tenha sempre organizados todos os documentos (receitas, despesas e investimentos). Abaixo, veja o que é indispensáveis para fazer um balancete completo:

  • Escrituração dos livros contábeis e do livro caixa;
  • Prestação de contas (mensal) e anual (Demonstrações Contábeis);
  • Elaboração de orçamentos;
  • Apurar e emitir Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS s/ folha de pagamento;
  • Boletos bancários das taxas condominiais normais e extras;
  • Registro de obrigações trabalhistas: registro de empregado em livro próprio (admissão e demissão), rescisão de contrato de trabalho; atualização da Carteira De Trabalho E Previdência Social – CTPS.

Evitar fraudes

Uma boa fiscalização na contabilidade evita fraudes. É muito comum encontrar manipulação de despesas (majoração de produtos, propina, nota fiscal fria, recibo falso), e para evitá-la, é preciso que haja um acompanhamento severo. Seja pelo síndico, moradores ou Conselho Fiscal, é essencial ter uma fiscalização eficaz.